
根据后勤服务质量管理体系的相关要求,在2008年4月28日顺利召开后勤服务质量管理体系2008年滚动式内部审核首次会议后,审核组马上投入到了4月份审核中为期三天的现场审核工作中。审核组以认真负责的态度根据审核计划与审核表等审核文件对9个部门进行了现场审核,共抽查了230份文件、询问了76人,现场审核的过程中受审核方的积极配合亦保证了此次审核工作的顺利进行。
为了保证审核工作的质量、充分实现审核目的,现场审核结束后,5月5日审核组组织召开了审核内部沟通会,沟通了审核情况并就拟开出的不合格报告与观察项进行了讨论、确定。
5月6日,审核组组长组织召开了与领导层沟通会,审核组成员、受审核方负责人、管理者代表、办公室主任参加了会议。会上,审核组组长恽鹏远做了本次审核的内审报告,并由各审核组分组长向参会者汇报了本组的审核情况和结果。得出了中国政法大学后勤服务质量管理体系符合GB/T19001—2000标准,体系有效地实施、保持和改进的审核结论。在受审核方就不合格项与观察项发表了意见后,除一项不合格外审核组与受审核部门负责人均达成了共识,会后审核组将针对此项不合格进行复查。本次内审共开具了24项不合格,29项观察项。主要问题为:员工个人档案,特别是体检表、户口本复印件等各部门留存的不全面;采购出入库环节规定不细致;未对文件进行单独评审等。会议最后,后勤工作委员会办公室主任刘庆肯定了滚动式审核这一审核方式,指出从结果来看,通过滚动式审核发现了更多细致的问题、加深了对体系的理解、推进了沟通,2008年内部审核将按照本年度审核计划继续按月开展审核工作。同时,要求审核组与受审核方都要总结经验,不断提高,避免同类问题的重复出现。
受审核方在接到不合格报告、观察项后都积极安排了限期整改工作,审核组将根据整改情况进行复查。为深层次的开展内审工作,自5月内审开始,每次月审核前将邀请认证公司指导老师针对审核条款进行专业指导,以不断提高审核组的审核水平与受审核方的认知程度。