【部门简介】国际交流中心会议部目前有6名员工，包含1名经理，1名主管及4名普通员工。主要承担学校培训班、正式会议（圆桌会议以及长条桌会议）及学校重大活动的会议服务工作。

国际交流中心第三会议室侧间，一个狭长局促的空间，是工作人员放置物品以及在会议间隙稍作休息的地方。在办公室内,张主管详细介绍了会议部的日常事务及工作近十年来的感受。

会议部常规工作主要包括会前摆桌椅、摆茶杯、测试设备、提供热水，会议期间补水、盯场，会后收拾会场卫生、关闭设备等工作，虽略显琐碎，但事无巨细。会议部工作人员除具有良好的服务态度外，还需要有过硬的专业技能，大到一个桌椅、小到一个杯盖，再到咖啡、茶叶的冲泡方法等，都是会议部专业性的体现，也直接关系到活动质量。

员工都是外地人，除了春节、“十一”长假能回家探望父母外，其他时间都坚守岗位。会议部极少数能够正常上下班，忙季每天要负责3-4个会务的盯场工作，临时加班、凌晨回家更是常事，重大活动期间一般凌晨5点起床做准备、可能忙碌得吃不上午饭。一年来，会议部支持了中央教育工作领导小组秘书组秘书局、教育部党组第一巡视组、教育部直属高校“不忘初心、牢记使命”主题教育第四巡回指导组等8个政府部门来我校考察调研座谈会议等重要工作的进行。

长期工作过程中，不仅有细节之中体现的日常，也不乏一些“意外事件”的出现，甚至还有惊心动魄的环节，张主管说，应对好这些需要有“四心”。

能够“用心”。会议后勤服务，小到会议期间一次续水，麦克风杂音的调整，都关系重大，每一个细节都可能关乎会议的成败，影响组织部门在与会人员心中的形象。因此，务必在会议全过程中确保事事到位，力求最好，以实际行动有力保障每一次会议的顺利进行。

把握“重心”。每一次会议，后勤工作都很具体，也很繁杂，但决不能就事论事，更重要的是从繁杂的事务工作中寻找规律性，变被动服务为主动服务。坚持“超前预测”，坚持“周密安排”，坚持“科学谋划”，对每件事、每项工作逐项检查，确保无误。

坚持“细心”。会议后勤保障工作非大事，却也无小事，往往是细节关系到了全局。国交中心会议部要求全体工作人员提前进行、细致检查，尤其是设备音响等容易发生问题的地方，以及时发现问题，争取做到万无一失。

做到“静心”。冷静对待会议筹备过程中的意外，比如原定的摆桌形状要变更、会场停电、音响突然出现问题、组织方临时加人等，这种种变数都是会议部的日常，因此她们往往会做好会场应急预案，把可能发生的问题和困难充分考虑周全，提前准备应对的办法，确保会议顺利进行。

据统计，2018年共会议部共接待学校各类培训班以及各类会议835次，其中第一报告厅213次，第二报告厅180次，第三报告厅132次，多功能厅149次，第一、第三、第四会议室147次，学校主楼逸夫楼学院路校区等提供会议服务14次。面临着繁重的工作任务，会议部克服人员少、任务重的巨大压力，准确无误地做好了每一次的会务和接待工作。

从服务技巧到服务细节，会议部工作人员无一不体现着会议服务精准、周到的高水平。每一场会议的顺利举办，每一次重大活动的圆满开展，都离不开后勤会议部员工的默默付出。让师生满意，是后勤工作永恒的主旋律。（后勤保障处供稿）